Registrering av deltakere

  • Deltakere kommer ofte tidligere enn tidspunktet som er oppført. Sekretariatet må være klare til å ta imot deltakere tidligere, da det ofte blir kø.
  • Det må være 2 som registrerer deltakere for å være mer effektive. Det kan da være en som tar seg av deltakerne som har meldt seg på sent, slik at det må fylles ut tomme poengkort. Den andre deler ut poengkort og karabiner til de som er ferdig registrerte.
  • For å skape god flyt bør det tenkes gjennom hvor plassering av registreringen er. F.eks. kan dette være litt unna der deltakerne skal betale for å unngå at mange samles på ett sted.
  • Det bør henges opp plakater (f.eks. ved inngangen) med vippsnummer evt QR kode, slik at deltakere kan betale uten å gå i kassa. Viktig å tydeliggjøre deltakeravgift og pris for inngang (må alle betale inngang?)

Poengkort/scorecards

Alle scorekort ligger klare med navn, det er de samme kortene som brukes fra gang til gang. Gaute fra Lillehammer KK lager scorekort til de som evt. aldri har vært med tidligere, og de kommer til konkurranselokalet lørdag morgen. Hvis noen registrerer seg i siste liten, må de få scorekort som skrives på. Vi har mange tomme laminerte scorekort, klare for å fylles ut med ØstlandscupId og navn.

Disse ligger sortert i et kartotek for økt effektivitet.

Sortering på:
  • Jente <årstall> / Gutt <årstall>
  • Klubb
  • Navn på deltaker

Informasjon til sikrere

  • Alle sikrere må enten ha topptau- eller brattkort
  • Alle sikrere må ha assisterende taubrems.
  • Alle sikrere skal ha på egne t-skjorter (disse følger med i ØC kassene)
  • Alle sikrere får tusjer til å registrere poeng (henges i selen med karabiner)
  • Scorecards til deltakere som skal gå ruta henges i klatreselen til sikrer, kortene henges etter hverandre, de siste bakerst.
  • Arrangør må gå igjennom det sikringstekniske med alle sikrerne. Hvordan scores poeng, hvordan etableres sone, de med konkurranseerfaring sikrer på de vanskeligste rutene.
  • Sikring skal foregå i henhold til gjeldende metodesett fra NKF.
  • På brattere ruter må klatrerens tau være klippet inn i én eller flere kortslynger for å ivareta sikkerhet. Kortslyngene må merkes med teip slik at de riktige kortslyngene klippes inn ved nedfiring. Når rutene skrus bør det tas hensyn til at kortslyngene skal klippes ut, hvilket er utfordrende for mange. Det anbefales derfor at grepet/grepene man klipper ut kortslyngen fra ikke gjør denne prosessen vanskeligere. Det anbefales også at det skrus opp et godt grep (eksempelvis en nedklatringsjug) som kan brukes for å klippe tauet inn igjen under nedfiring. 
  • Scoring av sone følger gjeldende konkurransereglement. Per nå vil det si at klatreren skal være etablert på sonetaket. Dette innebærer å holde grepet kontrollert, men man trenger ikke bevege seg videre fra det. Å hoppe til/slå på sonetaket er ikke etablert på sonetaket. 
  • Med mindre noe annet er definert av rutesetter starter man på de grepene man rekker fra bakken. Det er også lov å hoppe fra bakken for å nå høyere. 
  • Det anbefales at sikrere med erfaring med/bakgrunn fra konkurranser, som utøvere, trenere eller foreldre, sikrer på de vanskeligste rutene der det potensielt kan være mer utfordrende å definere scoring av sonetak og start på ruten. 

Mens konkurransen pågår

  • Sekretariatet skriver ut diplomer som eventuelt mangler, og sorterer disse etter klasse.
  • Dersom det er trangt i lokalet bør det være én som har som oppgave å be foreldre/foresatte å trekke seg litt unna hvis det er mulig, slik at det ikke blir unødvendig kaos rundt deltakere og sikrere.

Når konkurransen er ferdig – registrering av poeng

Erfaringsmessig er dette den mest undervurderte oppgaven som skaper mest utfordringer. Derfor er det lurt å være godt forberedt her.

  • Sekretariatet bør sette seg inn i hvor lenker/skjema for registrering er, og ha dette klart i god tid.
  • Når det nærmer seg slutt bør sekretariatet minne deltakere på at de som er ferdige kan levere inn scorekortet, slik at registreringen av poeng kan startes.
  • Det bør være minst 3 pc’er/ipads for registrering, gjerne flere. 
  • Det kan med fordel være to stk per enhet, slik at én registrerer og én leser opp poengene.

Utøverne leverer scorekort for registrering. Dere legger inn ID samt det som er krysset av på scorekort. Linker ligger i fanen «Sekretariat linker». Dette er eneste som skal gjøres før man er klare til å strukturere opp for premieutdeling (finne ut vinnere etc). Det er mye logistikk rundt dette og lett å gjøre feil, så husk å beregne god tid på dette.

Feillogg påmelding

Feillogg registrering av scorecard. Husk å sjekk denne før sermoni slik at dere ser at alle som har fått registert scorecard er påmeldt. Hvis det ligger noen her bruk påmeldingsskjema. Hvis det tastes inn feil på en Østlandscup id, så legg bare inn på nytt på den id’en. Siste verdi gjelder.

Diplomer

Eksempler på filer for fletting i Word og Excel ligger på siden med linker. Ta copy/paste fra påmeldingslista og lim inn i Excel. Åpne word-dokumentet (det vil komme en advarsel om query, men godta den). Velg «Mailings» -> «Select Recipients» i menyen i Word, og finn frem Excel-filen. Velg så Preview Result. Velg Finish & Merge for å flette sammen og printe. Prøv gjerne et par diplomer først.

Premieutdeling

Det må være to fra sekretariatet/arrangørklubben som holder i dette. Det anbefales at én har ansvar for å lese opp navnene på deltakerne, samt deler ut diplomer, mens den andre deler ut medaljer og pokal til vinnerne.

Diplomer og medaljer/pokaler

  • Klasse «Jenter/Gutter 2012 og yngre»
    • Alle deltakere får diplom
    • Alle deltakere får medalje
  • Klasse «Jenter/ Gutter 2010 og 2011»
    • Alle deltakere får diplom
    • 1,2,3 plass får medaljer (gull, sølv, bronse)
    • 1 plass får pokal
  • Klasse «Jenter/Gutter 2008 og 2009»
    • Alle deltakere får diplom
    • 1,2,3 plass får medaljer (gull, sølv, bronse)
    • 1 plass får pokal
  • Klasse «Jenter/Gutter 2005 og 2007»
    • Alle deltakere får diplom
    • 1,2,3 plass får medaljer (gull, sølv, bronse)
    • 1 plass får pokal
  • Klasse «Klatrere med funksjonsnedsettelse»
    • Alle deltakere får diplom
    • 1,2,3 plass får medaljer (gull, sølv, bronse)
    • 1 plass får pokal
  • Utrekkspremier
    • Alle deltakere er med i trekningen av uttrekkspremier

Filming og fotografering 

Dersom noen deltakere står på lista over «ikke bilder» (se linker), så må det informeres om at dette kan være vanskelig/umulig å overholde, da det er 100+ i hallen. Derimot er det viktig at personvern hensyntas, og det er viktig at arrangørklubb minner foreldre og publikum om hvilke regler som gjelder for filming og fotografering. NIF har delt informasjon om dette, og laget plakater som kan henges opp. Se https://www.idrettsforbundet.no/om-nif/personvern-i-idretten/artikler/stromming-av-breddeidrett-last-ned-informasjonsplakater/